Mino Obigiwasin Services Enfance & Famille Anicinape a été mise sur pied pour offrir des services à l’enfance et à la famille auprès de sa population. Cela fait suite à une entente signée avec le CISSSAT pour la gestion de la protection de la jeunesse pour les 4 communautés Anicinape : Kitcisakik, Lac Simon, Abitibiwinni (Pikogan) et Long Point (Winneway). La vision de Mino Obigiwasin est d’assurer à tous les enfants et aux familles Anicinape un milieu de vie stable, sécuritaire, heureux et enraciné dans la culture.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la responsable du point de service et de la chef d’équipe Secrétariat, l’adjointe administrative s’acquitte des tâches de secrétariat, de réception et de support administratif pour les dossiers en protection de la jeunesse du ou des point(s) de service qui lui sont attitré(s).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Tâches reliées à la réception d’un point de service :

• Gérer toutes les communications entrantes (appels, courriels) et en assurer le suivi;
• Accueillir les visiteurs;
• Veiller au bon fonctionnement des appareils et du bureau;
• Assurer la mise à jour de la liste de contacts;
• Coordonner le fonctionnement de la salle de réunions et des bureaux;
• Garder un système de classement propre et efficace pour les fichiers papiers, électroniques et les courriels;
• Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance;
• Commande de papeterie;
• Offrir un soutien administratif et informatique au besoin.

Tâches reliées au poste d’adjointe administrative :

• Corriger et effectuer la mise en page des rapports et tout autre document soumis par les intervenants et l’équipe de travail;
• Faire la tenue de dossiers (classer, déplacer, ouvrir, demander et fermer les dossiers des usagers) et les suivis de dossiers dans PIJ;
• Saisir les mesures judiciaires et/ou volontaires dans PIJ et en en faire le suivi nécessaire;
• Commande, réception, copie et saisie des certificats de naissance et de décès dans PIJ;
• Préparer et expédier les dossiers semi-actifs aux archives régionales;
• À partir de la charge de cas des dossiers actifs, faire la demande des dossiers en provenance des archives ou d’un autre point de service;
• Gestion des bons de commande et achats divers pour le bureau;
• Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES

• Détenir un DEP en secrétariat, bureautique ou l’équivalence;
• Détenir un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine du secrétariat;
• Avoir des connaissances du milieu autochtone (un atout);
• Excellente maîtrise du français;
• Être très à l’aise avec les systèmes informatiques;
• Excellentes compétences de l’environnement Office 365 et de ses outils;
• Polyvalence et rigueur;
• Être capable de maintenir la confidentialité des informations en tout temps et être discret;
• Forte capacité d’organisation et d'adaptation;
• Bilinguisme un atout.

CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste permanent à temps plein 35h par semaine;
• Gamme complète d’avantages sociaux dont assurances collectives avec contribution employeur après 3 mois et fonds de pension (RBA) après 6 mois avec contribution de l’employeur à 182%;
• Horaire flexible et 10 congés maladie et 5 congés mieux-être par année;
• Équipe dynamique et créative.

Date d’entrée en fonction : immédiatement

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de motivation à l’attention de :

Sylvie Lafontaine

Ressources humaines / Human Resources

Bureau administratif/Administrative office

1399, chemin Sullivan

Val-d’Or (Québec) J9P 6V6

Tel : (819) 975-5535 x 1045

mikamowin@mino-obigiwasin.ca

Priorité d’embauche

Une priorité est accordée aux Premières Nations et Inuits du Québec. Seuls les candidats retenus en présélection seront contactés.