Adjoint administratif

1 poste à combler

Mino Obigiwasin Services Enfance & Famille Anicinape a été mise sur pied pour offrir des services à l’enfance et à la famille auprès de sa population. Cela fait suite à une entente signée avec le CISSSAT pour la gestion de la protection de la jeunesse pour les 4 communautés Anicinape : Kitcisakik, Lac Simon, Abitibiwinni (Pikogan) et Long Point (Winneway). La vision de Mino Obigiwasin est d’assurer à tous les enfants et aux familles Anicinape un milieu de vie stable, sécuritaire, heureux et enraciné dans la culture.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision du responsable du point de service et de la cheffe d’équipe en secrétariat, l’adjoint administratif s’acquitte des tâches de secrétariat, de réception et de support administratif pour les dossiers en protection de la jeunesse du ou des point(s) de service qui lui sont attitré(s).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Tâches reliées à la réception d’un point de service :

  • Gérer toutes les communications entrantes (appels, courriels) et en assurer le suivi;
  • Accueillir les visiteurs;
  • Veiller au bon fonctionnement des appareils et du bureau;
  • Assurer la mise à jour de la liste de contacts;
  • Coordonner le fonctionnement de la salle de réunions et des bureaux;
  • Garder un système de classement propre et efficace pour les fichiers papiers, électroniques et les courriels;
  • Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance ;
  • Commande de papeterie;
  • Offrir un soutien administratif et informatique au besoin.

Tâches reliées au poste d’adjointe administrative :

  • Corriger et effectuer la mise en page des rapports et tout autre document soumis par les intervenants et l’équipe de travail;
  • Faire la tenue de dossiers (classer, déplacer, ouvrir, demander et fermer les dossiers des usagers) et les suivis de dossiers dans PIJ;
  • Saisir les mesures judiciaires et/ou volontaires dans PIJ;
  • Après réception, remettre les ordonnances aux intervenants pour consultation et une copie au réviseur lors de 95;
  • Commande, réception, copie et saisie des certificats de naissance dans PIJ;
  • Préparer et expédier les dossiers semi-actifs aux archives centrales;
  • À partir de la charge de cas des dossiers actifs, faire la demande des dossiers en provenance des archives centrales ou d’un autre point de service;
  • Gestion de la petite caisse;
  • Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES

  • Détenir un DEP en secrétariat, bureautique ou l’équivalence;
  • Détenir un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine administratif;
  • Avoir des connaissances du milieu autochtone (un atout);
  • Excellente maîtrise du français;
  • Être à l’aise avec les systèmes informatiques;
  • Excellentes compétences de l’environnement Office 365 et de ses outils;
  • Polyvalence et rigueur;
  • Être capable de maintenir la confidentialité des informations en tout temps et être discret;
  • Forte capacité d’organisation et d'adaptation;
  • Bilinguisme un atout.

CONDITIONS D’EMPLOI

  • Poste permanent à temps plein 35h par semaine;
  • Gamme complète d’avantages sociaux dont assurances collectives avec contribution employeur après 3 mois et fonds de pension (RBA) après 6 mois avec contribution de l’employeur à 182%;
  • Horaire flexible et 10 congés maladie et 5 congés mieux-être par année;
  • Équipe dynamique et créative.

Date d’entrée en fonction : immédiatement

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de motivation à l’attention de :

Ressources humaines
Bureau administratif
1399, chemin Sullivan
Val-d’Or (Québec) J9P 6V6
Tel : (819) 975-5535 x 1050 ou 1045

mikamowin@mino-obigiwasin.ca

Priorité d’embauche

Une priorité est accordée aux Premières Nations et Inuits du Québec. Seuls les candidats retenus en présélection seront contactés.

* Le masculin est utilisé pour alléger le texte.