Adjoint administratif - Pikogan

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision du responsable du point de service et de la cheffe d’équipe en secrétariat, l’adjointe administrative s’acquitte des tâches de secrétariat, de réception et de support administratif pour les dossiers en protection de la jeunesse du ou des point(s) de service qui lui sont attitré(s).

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

Tâches reliées à la réception d’un point de service :

• Gérer toutes les communications entrantes (appels, courriels) et en assurer le suivi;
• Accueillir les visiteurs;
• Veiller au bon fonctionnement du système téléphonique;
• Assurer la mise à jour de la liste de contacts;
• Coordonner le fonctionnement de la salle de réunions et des bureaux;
• Coordonner la logistique des réunions du point de service attitré, préparer et partager les documents nécessaires;
• Participer aux réunions de son point de service attitré et rédiger les procès-verbaux, si nécessaire;
• Garder un système de classement propre, efficace et organisé pour les fichiers papiers, électroniques et les courriels;
• Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance ;
• Commande de papeterie et de mobiliers;
• Gérer les espaces et installations de bureau (nettoyage, maintenance, sécurité, équipement technique, cuisine);
• Offrir un soutien administratif et informatique au besoin.

Tâches reliées au poste d’adjointe administrative :

• Corriger et effectuer la mise en page des rapports et tout autre document soumis par les intervenants et l’équipe de travail;
• Faire la tenue de dossiers (classer, déplacer, ouvrir, demander et fermer les dossiers des usagers) et les suivis de dossiers dans PIJ;
• Saisir les mesures judiciaires et/ou volontaires dans PIJ;
• Après réception, remettre les ordonnances aux intervenants pour consultation et une copie au réviseur lors de 95;
• Réception, copie et saisie des certificats de naissance dans PIJ;
• Préparer et expédier les dossiers semi-actifs aux archives centrales;
• À partir de la charge de cas des dossiers actifs, faire la demande des dossiers en provenance des archives centrales ou d’un autre point de service;
• Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES

• Détenir un DEP en secrétariat, bureautique ou l’équivalence;
• Détenir un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine;
• Avoir des connaissances du milieu autochtone (un atout);
• Excellente maîtrise du français;
• Être à l’aise avec les systèmes informatiques;
• Excellentes compétences de l’environnement Office 365 et de ses outils;
• Polyvalence et rigueur;
• Être capable de maintenir la confidentialité des informations en tout temps et être discret;
• Forte capacité d’organisation et d'adaptation.

CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste permanent à temps plein 35h par semaine;
• Gamme complète d’avantage sociaux dont assurances collectives avec contribution employeur après 3 mois et fonds de pension (RBA) après 6 mois avec contribution employeur à 182%;
• Horaire flexible et 10 congés maladie et 5 congés mieux-être par année;
• Équipe dynamique et créative.

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