Mino Obigiwasin Services Enfance & Famille Anicinape a été mise sur pied pour offrir des services à l’enfance et à la famille auprès de sa population. Cela fait suite à une entente signée avec le CISSSAT pour la gestion de la protection de la jeunesse pour les 4 communautés Anicinape : Kitcisakik, Lac Simon, Abitibiwinni (Pikogan) et Long Point (Winneway). La vision de Mino Obigiwasin est d’assurer à tous les enfants et aux familles Anicinape un milieu de vie stable, sécuritaire, heureux et enraciné dans la culture.

SOMMAIRE DU POSTE

Sous la supervision de la directrice générale adjointe, l’adjointe administrative assure un soutien essentiel à la direction générale et au bureau administratif, et joue un rôle clé dans la coordination des activités administratives de l’organisation. Elle planifie et organise les rencontres du Conseil d’administration (CA), prépare les ordres du jour, rédige les procès-verbaux et effectue les suivis nécessaires auprès des membres.

Elle soutient également la direction générale dans la gestion de l’agenda, la préparation des dossiers stratégiques et la coordination de diverses réunions, événements ou activités organisationnelles. Elle veille à la qualité et à la conformité des documents officiels, à la circulation efficace de l'information et au respect des procédures administratives.

RÔLE ET RESPONSABILITÉS

• Participer aux rencontres de gestion et aux rencontres du conseil d’administration, à la demande de la haute direction;
• Rédiger les comptes-rendus et les procès-verbaux pour toutes les réunions de direction et du conseil d’administration et les acheminer à tous les gens concernés (directeurs, membre du CA, etc.);
• Coordonner la logistique des réunions de gestion et du CA (avis de convocation, réservation de salle etc.), préparer et partager les documents nécessaires;
• Garder un système de classement propre, efficace et organisé pour les fichiers papiers, électroniques et les courriels;
• Préparer et envoyer des mémos, des courriels, et de la correspondance demandée par la direction;
• Offrir un soutien administratif dans les différents départements au besoin;
• Supporter la directrice générale dans ses tâches cléricales;
• Corriger et effectuer la mise en page des rapports et tout autre document soumis par l’équipe de direction;
• Traduire toutes documentations nécessaires au développement de Mino-Obigiwasin;
• Créer et mettre en place des outils aidant au bon fonctionnement du bureau (calendriers, billets de réservation, etc.);
• Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES

• Détenir un DEP en secrétariat, bureautique ou l’équivalence;
• Détenir un minimum de 5 ans d’expérience dans le domaine;
• Avoir des connaissances du milieu autochtone (un atout);
• Excellente maîtrise du français;
• Bilingue;
• Être à l’aise avec les systèmes informatiques;
• Excellentes compétences de l’environnement Office 365 et de ses outils;
• Polyvalence et rigueur;
• Être capable de maintenir la confidentialité des informations en tout temps et être discret;
• Forte capacité d’organisation et d'adaptation.

CONDITIONS D’EMPLOI

• Poste permanent à temps plein 35h par semaine;
• Gamme complète d’avantages sociaux dont assurances collectives avec contribution employeur après 3 mois et fonds de pension (RBA) après 6 mois avec contribution de l’employeur à 182%;
• Horaire flexible et 10 congés maladie et 5 congés mieux-être par année;
• Équipe dynamique et créative.

Date d’entrée en fonction : immédiatement

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de motivation à l’attention de :

Ressources humaines / Human Resources

Bureau administratif/Administrative office

1399, chemin Sullivan

Val-d’Or (Québec) J9P 6V6

Tel : (819) 975-5535 x 1045

mikamowin@mino-obigiwasin.ca

Priorité d’embauche

Une priorité est accordée aux Premières Nations et Inuits du Québec. Seuls les candidats retenus en présélection seront contactés.